Uma transportadora pode ter documentação regular e ainda não estar preparada para o serviço que a empresa pretende contratar.
A qualificação precisa olhar para a operação que será executada: que produto será transportado, em quais condições, por quais rotas e com que controles.
Descreva o serviço antes de avaliar o prestador
Comece registrando o que a transportadora fará.
Inclua:
- Tipos de produto
- Faixas de temperatura, quando aplicáveis
- Regiões atendidas
- Modais
- Hubs e pontos de transferência
- Possibilidade de cross-docking
- Subcontratação
- Tempo previsto de transporte
- Necessidade de monitoramento
- Devoluções
- Tratamento de ocorrências
Sem esse recorte, a qualificação tende a virar uma lista genérica de documentos.
Confira a regularização aplicável
Verifique as autorizações e licenças necessárias para o serviço e compare o conteúdo desses documentos com a atividade contratada.
A análise deve considerar também o produto e a operação. Uma documentação válida não demonstra, por si só, que o prestador está preparado para uma rota com cadeia fria ou para uma operação com permanência em hub.
Abra os controles da transportadora
Dependendo do risco e do escopo, podem ser revisados:
- Procedimentos
- Treinamento
- Manutenção e limpeza dos veículos
- Calibração
- Controle de temperatura
- Tratamento de ocorrências
- Desvios e CAPA
- Segurança da carga
- Subcontratados
- Rastreabilidade
- Comprovantes e registros de entrega
A profundidade da qualificação deve acompanhar o serviço contratado.
Veja como as rotas são conhecidas
Para produtos com requisitos de conservação, a transportadora precisa demonstrar como controla as condições do percurso.
A Anvisa cita fatores como duração, distância, clima, sazonalidade, modal e horário ao tratar de avaliação e monitoramento de rotas.
Durante a qualificação, verifique quais dados existem, como foram obtidos e quando uma rota passa por nova avaliação.
Pergunte onde a carga pode parar
Hubs, terminais e pontos de transferência fazem parte do percurso.
Se a carga permanece nesses locais, confira:
- Por quanto tempo
- Em qual ambiente
- Como é identificada
- Se há segregação
- Se existe monitoramento quando necessário
- Quem registra a entrada e a saída
- Como uma ocorrência é comunicada
Esse ponto merece atenção especial em produtos com controle de temperatura.
Combine antes como uma ocorrência será tratada
Acidente, avaria, atraso ou excursão precisa chegar rapidamente a quem tomará a decisão sobre a carga.
O acordo com o prestador deve deixar claros os eventos que precisam ser comunicados, o canal de contato, as informações mínimas e a responsabilidade de cada parte.
Depois, verifique se os registros mostram que esse fluxo está funcionando.
Use o desempenho para reavaliar
A qualificação inicial não encerra o acompanhamento.
Ocorrências, excursões, reclamações, mudanças de rota, troca de estrutura, subcontratação e resultados de auditorias podem indicar necessidade de reavaliação.
A periodicidade e a profundidade devem considerar o risco da operação e o histórico do prestador.
Fontes
- ANVISA. Perguntas e Respostas — RDC 430/2020. Abrir documento
- ANVISA. Guia nº 2, versão 2 — Qualificação de Transporte dos Produtos Biológicos. O guia tem escopo específico para produtos biológicos e deve ser usado dentro desse limite. Abrir documento
- ANVISA. POP-O-SNVS-033 — Condução de inspeção em distribuição, armazenagem, importação e transporte. Abrir documento
A documentação exigida e a profundidade da qualificação dependem do produto, do serviço e do risco da operação.