A Intelilab ajuda a organizar procedimentos, registros, responsabilidades e rotinas de acompanhamento para empresas que estão montando um Sistema da Qualidade ou revisando uma estrutura já existente.
Algumas empresas começam com poucos procedimentos e ampliam os controles conforme a operação cresce. Outras já possuem um sistema implantado, mas convivem com documentos antigos, CAPAs atrasadas, treinamentos difíceis de acompanhar ou processos que foram alterados sem a mesma atualização documental.
Também há empresas que precisam construir essa estrutura pela primeira vez.
O trabalho começa pelo que existe hoje. Não partimos de um pacote de procedimentos pronto.
O sistema precisa permitir que a empresa saiba quem é responsável por cada atividade, qual procedimento está vigente, onde estão os registros, como os problemas são tratados e quais ações ainda estão abertas.
Também precisa preservar o histórico das mudanças e permitir que a gestão acompanhe recorrências, atrasos e riscos relevantes.
Conforme o escopo, o trabalho pode envolver:
Cada documento precisa ter uma função clara. Procedimentos explicam como uma atividade deve ser conduzida; registros demonstram o que foi feito.
A estrutura também precisa definir aprovação, revisão, versão vigente, armazenamento, retenção e acesso aos registros, conforme o processo e os requisitos aplicáveis.
Esses três processos precisam conversar entre si.
Um desvio pode exigir investigação e gerar uma ação corretiva. Uma CAPA pode exigir mudança em procedimento, sistema, equipamento ou treinamento. Uma mudança, por sua vez, pode criar novos riscos que precisam ser avaliados antes da implantação.
A Intelilab pode revisar ou estruturar esses fluxos e os registros usados para acompanhá-los.
O treinamento precisa estar ligado às atividades que cada pessoa executa.
O trabalho pode incluir matriz de treinamento, controle de versões, registros de participação, tratamento de pendências e critérios de avaliação quando necessários ao processo.
Nem todo fornecedor exige o mesmo nível de controle.
Podemos ajudar a classificar os prestadores e materiais que afetam a operação, definir critérios de qualificação, organizar documentos e estabelecer uma rotina de reavaliação.
A autoinspeção ajuda a encontrar problemas antes de uma fiscalização ou auditoria externa, mas precisa gerar registro e acompanhamento das ações.
Os indicadores devem responder a perguntas úteis para a gestão. Quantidade de desvios, prazo de CAPAs, treinamentos pendentes ou recorrência de problemas são exemplos de informações que podem ser acompanhadas conforme a realidade da empresa.
Um conjunto de procedimentos pode estar atualizado e ainda existir dificuldade para acompanhar desvios, treinamentos ou ações abertas.
Por isso, a implantação não termina na aprovação dos documentos. É preciso definir responsáveis, registros, fluxos de aprovação, prazos e formas de acompanhamento.
A entrega pode incluir, conforme o projeto:
Uma empresa sem estrutura precisa começar pelos processos essenciais e criar uma sequência de implantação.
Quando o sistema já existe, primeiro avaliamos o que funciona. Documentos e controles úteis são preservados; o trabalho se concentra nas lacunas, redundâncias e processos que precisam ser corrigidos.
Se a empresa ainda não sabe quais partes do sistema precisam de revisão, um diagnóstico pode ser feito antes da implantação.
Isso evita começar pela reescrita de documentos sem entender os problemas que precisam ser resolvidos.
Quando a empresa precisa de acompanhamento periódico, a Governança da Qualidade pode organizar indicadores, pendências, CAPAs, mudanças e revisões com a gestão.
Não trabalhamos com implantação baseada apenas em documentos genéricos. Os procedimentos precisam refletir os processos e as responsabilidades da empresa.
Sim. A revisão pode preservar o que está adequado e concentrar o trabalho no que precisa ser alterado.
Sim. Responsáveis e pessoas que executam os processos precisam participar das definições que afetam a rotina.
Conte como a empresa trabalha hoje e quais controles já existem.