Cuándo aplica este servicio
El trabajo comienza después de recibir un auto, acta, notificación u otro documento que exija respuesta y tenga contenido técnico relacionado con la operación.
Como los plazos pueden ser cortos, el primer paso es registrar la fecha de recepción, preservar los documentos existentes e identificar qué áreas deben participar en el análisis.
Qué hacemos primero
Comenzamos por el documento recibido.
Separamos cada hallazgo, identificamos los hechos mencionados y reunimos los procedimientos, registros, responsables y evidencias relacionados con cada punto.
También registramos lo que ya se corrigió después de la fiscalización y lo que aún depende de acción.
Qué analizamos
Según el caso, el análisis puede incluir:
- Documentos presentados durante la inspección
- Procedimientos vigentes en la fecha del hecho
- Registros del proceso
- Capacitaciones
- Desviaciones e investigaciones
- CAPA
- Comunicaciones internas
- Contratos y registros de proveedores
- Fotografías o evidencias preservadas por la empresa
- Acciones ejecutadas después de la fiscalización
Cada hallazgo debe tratarse por separado
Un auto de infracción puede reunir temas diferentes en el mismo documento.
Separar los puntos evita respuestas genéricas y permite mostrar, para cada hallazgo, cuál era la situación, qué registros existen, qué se corrigió y qué acciones siguen abiertas.
La corrección técnica comienza aunque la respuesta todavía esté en preparación
Si el análisis encuentra un problema que sigue ocurriendo, la empresa no necesita esperar a que termine la redacción de la respuesta para iniciar la contención o la corrección que corresponda.
Las medidas adoptadas se registran con fecha, responsable y evidencia. No creamos ni antedatamos registros para cubrir vacíos del pasado.
Qué entrega Intelilab
Según el alcance, podemos preparar:
- Desglose técnico de los hallazgos
- Cronología de los hechos
- Relación de las evidencias disponibles
- Identificación de vacíos documentales
- Análisis de causa
- CAPA y plan de acción
- Descripción de las correcciones ya ejecutadas
- Dossier técnico para respaldar la respuesta de la empresa
La parte técnica y la parte jurídica se tratan por separado
Intelilab actúa en la reconstrucción de los hechos, el análisis técnico, las evidencias, la investigación de causas y las acciones correctivas.
Cuestiones como nulidad, competencia del órgano, prescripción, estrategia de recurso, dosimetría de la sanción o discusión judicial deben ser tratadas por el responsable jurídico de la empresa.
Cuando es necesario, el material técnico puede organizarse para su uso conjunto con un abogado o asesoría jurídica.
El plazo depende del documento y del órgano responsable
La empresa debe verificar de inmediato el plazo indicado en el proceso o en el documento recibido.
Intelilab organiza el trabajo técnico dentro del plazo informado, pero no presupone que todos los procesos siguen el mismo trámite.
Un auto de infracción puede revelar un problema mayor que el hecho aislado
A veces, el señalamiento está relacionado con un proceso que ya presentaba fallas recurrentes, como capacitación, control de documentos, gestión de proveedores o CAPA.
En ese caso, el trabajo técnico puede identificar la necesidad de una revisión más amplia del proceso, separada de la respuesta inmediata.
Lo que este servicio no hace
No prometemos la anulación del auto, la reducción de la sanción ni un resultado específico en el proceso.
Tampoco sustituimos la representación jurídica cuando sea necesaria.
Preguntas frecuentes
¿Pueden redactar la respuesta completa?
Podemos estructurar y redactar la parte técnica prevista en el alcance. La parte jurídica debe ser revisada o preparada por el responsable jurídico cuando sea necesario.
¿Es posible corregir documentos después de la inspección?
Es posible revisar y corregir procesos hacia el futuro, con el registro adecuado del cambio. No creamos documentos retroactivos como si hubieran existido en la fecha de la inspección.
¿Qué debo enviar primero?
El documento recibido, la fecha de notificación y los materiales directamente relacionados con los hallazgos son el punto de partida más útil.
¿Recibió un auto de infracción o una notificación?
Envíe el documento recibido e indique la fecha de notificación para que evaluemos el alcance técnico necesario.